MAKALAH
JENIS-JENIS ACARA PERS ATAU BENTUK RELASI HUMAS DENGAN MEDIA
PROGRAM STUDI S1 ILMU KOMUNIKASI
UNIVERSITAS MATARAM
2018
KATA PENGANTAR
Puji syukur atas terselesaikannya tugas mata kuliah Media Relations ini, dan semoga bermanfaat bagi semua pembaca. Terimakasih untuk semua pihak yang berkontribusi dalam proses pengerjaan makalah, terutama dosen pengampu mata kuliah Media Relations, bapak Yulanda Trisula S.Ikom, M.Ikom.
Penyusun
BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Humas tidak bisa terlepas dari media, karena keberhasilan program humas tergantung dari opini publik yang terbentuk. Maka dari itu humas harus selalu menjalin hubungan baik dan dalam melakukan kegiatannya dengan melibatkan pers. Oleh karena itu dalam makalah ini akan diuraikan jenis-jenis acara pers.
1.2. Tujuan dan Manfaat
a. Untuk mengetahui jenis-jenis, maksud dan tujuan, serta contoh dari acara pers
1.3. Rumusan Masalah
a. Apa saja bentuk-bentuk aktivitas humas bersama media?
BAB II
PEMBAHASAN
Penyampaian informasi kepada publik dalam hal ini masyarakat, pastinya membutuhkan peran media massa sebagai media yang menjembatani antara perusahaan dengan publik. Melalui media, informasi perusahaan dapat tersebar secara serentak dan tujuan perusahaan untuk menggapai publik pun dapat tercapaikan. LifeTips dalam Khodarahmi (2009: 535), menjelaskan dua istilah penting untuk memahami masing-masing peran pada “public relations” dan “media relations”. Media Relations merupakan hubungan yang dibangun oleh perusahaan dengan wartawan, editor dan analisis, sedangkan Public Relations bertugas untuk memperluas hubungan yang lebih lanjut kepada masyarakat umum. Sehingga keberadaan media relations dan public relations saling berkaitan satu sama lain.
Selain itu Yeomans menambahkan bahwa media relations harus “act as a service”, bentuk pelayanan yang diberikan PR merupakan satu-satunya cara yang dapat membantu fungsi daripada media. Selanjutnya hubungan yang terjalin harus jujur, straight forward dan mempunyai hubungan interpersonal yang baik dengan gatekeeper media yaitu wartawan atau editor (Ikpe, 2010: 64).
Berdasarkan konsep Hunt dan Grunig (Widyaningrum, 2012: 70) terhadap media relations disebutkan bahwa “media relations merupakan posisi sentral bagi departemen PR karena media merupakan alat untuk menjangkau publik dan sebagai alat atau agent signifikan untuk dapat mengukur keberhasilan PR.” Proses komunikasi yang terjalin antar perusahaan dan pihak media perlu didukung dengan hubungan dan kerjasama yang baik. Hubungan ini dapat terwujudkan melalui adanya strategi Public Relations dalam membangun dan menciptakan hubungan yang bersinergi dengan pihak media melalui Media Relations.
Lesly (Darmastuti, 2012: 42) menjelaskan bahwa media relations merupakan kegiatan yang berhubungan dengan media komunikasi untuk melakukan publisitas atau merespon kepentingan media terhadap organisasi. Lesly juga memberikan penekan dalam media relations lebih pada publisitas. Selain itu menurut Supa dan Zoch dalam Jurnal yang berjudul Maximizing Media Relations Through a Better Understanding of Public Relations (2009: 2) menjelaskan bahwa “media relations sebagai suatu sistem yang terencana untuk menjalin hubungan yang saling menguntungkan antara Public Relations dan jurnalis dengan tujuan untuk membangun kepercayaan, pengertian dan saling menghargai.”
Media Relations merupakan bentuk strategi yang dilakukan PR terhadap pihak media melalui berbagai macam aktivitas. Tujuan dari strategi ini adalah untuk membangun dan meningkatkan hubungan baik dan berkesinambungan dengan media. Dalam menyalurkan informasi mengenai perusahaan, terdapat dua hal yang membedakan aktivitas PR menurut kegiatannya (Macnamara 2010: 348-352), antara lain:
1. Media Direct (MD)
Media Direct merupakan aktivitas dimana PR memberikan informasi mengenai perusahaan secara langsung kepada media. Aktivitas ini dibagi menjadi dua bagian yaitu:
A. Formal
Pada umumnya perusahaan mengadakan atau membentuk forum resmi untuk berhubungan dengan media massa. Berbagai kegiatan yang dilakukan secara formal (berkaitan dengan prosedur), seperti :
a. Press Conference
Press Conference merupakan kegiatan yang diadakan oleh suatu perusahaan dengan melibatkan peran media massa didalamnya. Menurut Oemi Abdurachman (Soleh Soemirat, 2010: 128) Konferensi Pers diselenggarakan bila ada peristiwa-peristiwa penting di suatu instansi atau perusahaan atau badan, atas inisiatif sendiri atau permintaan wakil-wakil pers. Selain itu Konferensi Pers juga merupakan sarana sederhana yang biasanya digunakan untuk mengumpulkan sejumlah besar jurnalis, dalam rangka membuat suatu pengumuman, peluncuran kampanye atau penyebaran informasi (Butterick, 2012: 172).
Press conference merupakan salah satu kegiatan media relations yang paling sering dilakukan oleh Public Relations. Kegiatan ini juga merupakan sebuah kesempatan yang dimiliki oleh Public Relations untuk menyampaikan kebenaran dari berita yang dapat disampaikan dalam bentuk laporan berita. Terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan oleh Public Relations dalam menjalankan suatu press conference, antara lain sebagai berikut (Darmastuti, 2012: 187-190):
1. Kontak media
Agar pesan yang disampaikan oleh Public Relations dapat cepat sampai ke para media, maka PR dapat menghubungi media melalui email, SMS, atau telepon. Sekitar dua atau tiga hari sebelum press conference berlangsung, PR dapat menghubungi media-media tersebut untuk dapat meng-cover kegiatan yang akan diselenggarakan dengan tujuan menjelaskan materi-materi yang akan disampaikan.
2. Format
Format dalam suatu kegiatan press conference merupakan hal yang penting. Hal tersebut dilakukan dengan menyediakan tempat yang sangat nyaman dalam suatu press conference untuk mendukung topik dari press conference itu sendiri. Selain itu juga dapat mendukung kinerja media selama mengikuti press conference.
3. Visual
Visual juga sangat membantu dalam kegiatan press conference. Hal ini diperhatikan oleh Public Relations dengan menetapkan logo-logo perusahaan pada lokasi seperti di atas podium, ditempatkan dekat mikrofon atau lokasi lainnya yang mendukung visualitas perusahaan
4. Waktu
Menetapkan waktu pelaksanaan press conference juga merupakan hal yang perlu diperhatikan. Pada umumnya press conference diadakan antar pukul 10.00-11.00 siang atau antara pukul 13.30-15.00. Jika Public Relations mengundang sebelum pukul 09.00 atau setelah pukul 15.00, akan beresiko terhadap kehadiran para media karena pada waktu-waktu itu adalah waktu deadline bagi para wartawan.
5. Pembicara
Public Relations yang memiliki topik dalam press conference, harus dapat menggunakan narasumber yang representative untuk dijadikan sebagai pembicara. Dalam press conference, pernyataan pembukaan harus menarik dan ramah serta singkat. Menurut M. Djen Amar (Soleh Soemirat, 2010: 137) menyebutkan pejabatan dan swasta yang menyelenggarakn konferensi pers biasanya sudah mempersiapkan diri dengan pernyataan lisan maupun tulisan.
Biasanya pembukaan tidak lebih dari 15 menit. Selain itu pada saat sesi Q&A, PR juga harus dapat membatasi jumlah pembicara supaya wartawan memiliki waktu yang cukup untuk mengajukan pertanyaan-pertanyaan.
6. Pres Kit
Press kit biasanya terdiri dari alat-alat yang dibutuhkan dalam konferensi pers yang meliputi berita atau pesan-pesan yang ingin disampaikan. Misalnya seperti brosure
7. Follow Up
Dalam melakukan follow up, terdapat beberapa hal yang harus dimiliki oleh seorang Public Relations. PR harus memiliki lembar tanda tangan dari para wartawan yang datang dalam press conference, dari situ PR dapat melakukan cross check pada daftar identitas wartawan dan media yang tidak tertarik pada press conference tersebut
8. Evaluasi
Evaluasi dilakukan untk mengetahui apakah press conference tersebut telah berjalan dengan baik dan bermafaat atau belum. Sesi evaluasi ini dapat dijadikan sebagai satu kesempatan untuk melihat cara yang efektif seperti apa yang cocok digunakan untuk press conference berikutnya.
b. Press Release
Press Release merupakan siaran pers yang dikirimkan oleh perusahaan kepada media massa. Kedekatan antara media dan perusahaan dapat dilihat dari bagaimana seorang PR mengolah tulisan yang baik, memikat dan mempunyai nilai berita bagi masyarakat.
Keberhasilan PR dalam publisitas dan usaha untuk menarik perhatian media massa, sangat ditentukan oleh komunikatif atau tidaknya release yang mereka buat. Selain itu press release yang baik juga menggunakan fakta, statistik dan kutipan untuk mendukung sebuah cerita yang ditampilkan (Darmastuti, 2012: 212). Lebih penting lagi sebuah press release harus mengandung informasi yang baru bagi seorang wartawan, editor dan audiens.
Jangan membuat release yang terlalu panjang, usahakan satu lembar atau sekitar 400-500 kata (Kriyantono, 2008: 152). Biasakan menulis release yang singkat, padat, jelas dan informatif. Apabila seorang wartawan membutuhkan informasi tambahan, biasanya akan menghubungi pihak Public Relations. Informasi tambahan dapat berupa tambahan data atau ingin meminta exclusive interview. Seorang PR dapat menulis release yang lebih panjang dan detail bila menggunakan media website. Dengan kapasitas lebih luas maka PR dapat menulis dengan detail dan panjang tanpa harus memikirkan banyaknya halaman.
Pada buku Media Relations dari Rini Darmastuti menjelaskan bahwa dalam release harus dapat menjawab beberapa pertanyaan yang tersirat dalam 5W (Who, What, Where, When dan Why). Berikut akan dijelaskan beberapa aturan yang perlu kita perhatikan dalam membuat suatu press release itu:
1. Judul
Judul pada release harus pendek, menarik dan mudah diterima, dari judul harus informative
2. Paragraf pertama
Pada paragraf pertama berisi fakta-fakta yang penting untuk diinformasikan dan tentunya signifikan. Pada paragraf pertama ini merupakan kesempatan Public Relations untuk menuntun pembaca ke dalam berita atau cerita yang ingin dilaporkan
3. Isi dari release
Press release juga menyajikan informasi tambahan dan catatan yang dapat mendukung cerita di dalam paragraf pertama, press release tidak memiliki cukup fakta dan statistik sehingga sangat penting dengan turut menyertakan fakta-fakta yang dibuat agak berlebih
4. Format
Format pada press release biasanya berupa tanggal release, contact person, judul dan identifikasi pada organisasi (misalnya kop surat)
5. Distribusi
Press release tidak hanya dinilai berdasarkan penulisannya yang baik, tetapi juga pada saat pengirimannya. Penentuan waktu pengiriman release perlu diperhatikan supaya dapat sampai ke reporter atau para media yang tepat dan sesuai dengan waktu yang ditentukan.
Menurut Bivins sebagaimana dikutip Kriyantono (2008: 146-147), press release dibagi menjadi tiga jenis, yaitu:
1. Basic Publicity Release
Topik dalam press release ini adalah informasi yang dinilai mengandung nilai berita bagi media massa, seorang Public realtions harus pandai dalam “membuat berita”. Misalnya informasi mengenai memberi sumbangan kepada korban bencana, hal ini merupakan salah satu bentuk informasi CSR (Corporate Social Responsibility)
2. Product Release
Jenis press release ini berisikan informasi mengenai produk perusahaan, misalnya peluncuran produk baru, perubahan nama produk dan lain sebagainya. Berbeda halnya dengan basic publicity release, jenis release ini lebih tertuju pada media-media ekonomi bisnis
3. Financial Release
Tidak semua perusahaan menganggap jenis release ini menjadi suatu hal yang penting, karena informasi mengenai keuangan perusahaan sering kali dianggap tabu untuk dikonsumsi secara umum. Namun sekarang tidak hanya pemegang saham yang berhak dengan informasi ini, publik luas pun berhak disodori informasi keuangan. Pengetahuan publik tersebut nantinya akan menjadi penilaian pubik terhadap kredibilitas suatu perusahaan.
c. Product Launching
Product Launching merupakan kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan dalam memperkenalkan produk baru kepada masyarakat. Biasanya kegiatan ini merupakan perpanjangan dari press conference, hanya saja ditambah dengan event product launching (Macnamara, 2010: 349)
B. Informal
Pada umumnya perusahaan mengundang wartawan untuk melakukan pertemuan dalam situasi tidak formal (informal). Tipe pertemuan ini cenderung lebih santai dan tidak menjadi sesuai dengan peraturan yang telah ditentukan. Terdapat beberapa aktivitas yang berkaitan dengan hal ini, antara lain :
1. Media Gathering
Media Gathering merupakan forum semi formal yang dijalankan oleh perusahaan dengan mengundang beberapa media massa (segmented) sesuai dengan informasi yang akan diberikan perusahaan. Biasanya aktivitas ini dilakukan untuk menerangkan latar belakang satu persoalan yang berkaitan dengan perusahaan dan public
2. Test Drive
Test Drive atau biasa disebut sebagai review product merupakan aktivitas dimana perusahaan mengundang pihak media untuk secara langsung menguji atau melakukan percobaan terhadap produk yang sedang diluncurkan. Pengujian produk dapat dilakukan dengan memberikan kombinasi event, hal ini dapat membuat pihak media merasa lebih nyaman dalam proses pengujian produk. Rasa nyaman yang timbul tersebut dapat mempengaruhi cara penulisan hasil produk.
2. Media Indirect (MI)
Media Indirect adalah suatu aktivitas yang dijalankan oleh Public Relations tanpa memiliki keterkaitan secara langsung dengan media, melainkan menggunakan kredibilitas orang ketiga sebagai penyampai informasi. Aktivitas yang dimaksud disini adalah event pihak ketiga. Dimana pihak perusahaan membantu pihak ketiga untuk membentuk sebuah event. Misalnya PR LGEIN dijadikan sebagai salah satu pembicara pada suatu event yang bertema teknologi. Biasanya hal ini dapat memberi dampak yang kuat terhadap pemberitaan di media.
Menurut Sarah Silver (Darmastuti, 2012: 180-185) kegiatan media relations terbagi menjadi dua bagian yaitu acara dan tulisan. Beberapa kegiatan media relations dalam bentuk acara-acara media relations (event) adalah sebagai berikut:
1. Konferensi Pers
Konferensi pers merupakan sebuah petemuan para jurnalistik yang sengaja berkumpul untuk mendapatkan informasi yang berhubungan dengan topik-topik yang sedang hangat dibicarakan
2. Press Calls
Kegiatan yang dilakukan Public Relations untuk menyampaikan suatu informasi atau berita kepada pekerja media dengan menggunakan telepon
3. Media Briefing
Kegiatan yang dilakukan oleh Public Relations untuk memberikan penjelasan singkat kepada para jurnalis sebelum suatu kegiatan dilakukan. Tujuannya, supaya wartawan atau jurnalis yang terlibat dalam kegiatan dapat mengetahui tata cara dan aturan-aturan yang berlaku selama acara berlangsung.
4. Radio, Television, Newspaper, and Magazine Interviews
Terdapat beberapa acara pers yang biasa dilakukan oleh Public Relations sebagai kegiatan media relations. Acara tersebut seperti interview di radio, televisi, koran maupun majalah. Maksudnya disini adalah media melakukan interview terhadap narasumber (dari perusahaan) tentang suatu topik yang sedang hangat pada saat ini
5. Meeting with Editors
Bertemu dengan editor menjadi satu hal yang penting, ada banyak keuntungan ketika Public Relations menyediakan waktunya untuk bertemu dengan editor. Misalnya Public Relations memahami tema dan topik yang sedang dibahas di media massa tersebut, PR tahu tentang aturan menulis dan “selera” menulis di media massa, selain itu dapat menciptakan hubungan yang lebih dekat antara Public Relations dengan editor dan institusi media tempat editor tersebut bekerja, dst.
Sedangkan menurut Sarah Silver (Darmastuti, 2012: 180-185) kegiatan media relations dalam tulisan adalah sebagai berikut:
1. Press release
Press release adalah bentuk komunikasi yang diterima antara institusi dan reporter. Release ini menjadi satu kesempatan untuk menyalurkan fakta dan pandangan dari sebuah organisasi terhadap suatu permasalahan
2. Electronics Communications
Perkembangan teknologi komunikasi menjadi peluang bagi seorang Public Relations dalam melakukan kegiatan media relations. Komunikasi dapat dilakukan dengan menggunakan mobile phone, email, media internet, dll. Misalnya seperti, melakukan komunikasi melalui media sosial, dst.
Terkait dengan peluncuran produk baru Optimus G Mobile, Public Relations LG Indonesia menjalankan beberapa kegiatan media relations dalam bentuk tulisan dan acara. Dalam menyampaikan informasi mengenai produk Optimus G Mobile, PR LG Indonesia membuat press release yang lengkap untuk media. Isi dari release disesuaikan dengan key message dan disesuaikan dengan kebutuhan para media.
Selain itu PR LG Indonesia turut menjalankan kegiatan seperti press conference untuk launching product, melakukan product review, media interview serta menjalankan komunikasi dengan para media melalui berbagai alat komunikasi seperti mobile phone, email, dan lain sebagainya.
BAB III
PENUTUP
Acara pers ada bermacam-macam dan masing-masing memiliki karakteristik dan tujuan tertentu. Namun secara umum, seluruh kegiatan humas bersama media/pers bertujuan untuk membentuk atau memperbaiki citra perusahaan dalam pandangan publik.
DAFTAR PUSTAKA
https://eprints.ums.ac.id/39853/2/04.%20BAB%20I.pdf diakses pada 4 Oktober 2018 Pukul 5:23 Wita
https://media.neliti.com/media/publications/79267-ID-evaluasi-kegiatan-media-relations-pt-pem.pdf diakses pada 3 Oktober 2018 Pukul 23:34 Wita
http://mediapublica.co/2013/06/18/pentingnya-media-relations-dalam-pr-praktis/ diakses pada 4 Oktober 2018 5:33 Pukul Wita